Logo de la Copa del Món 2010 (http://www.flickr.com/photos/coda/202147095/)
La FIFA ha iniciat aquesta setmana la venta de les entrades per el Mundial de 2010 que es celebrarà a Sud-àfrica, en una primera fase que es prolongarà fins el 31 d’aquest mes, fent possible que les localitats es puguin adquirir per primer cop a través d’Internet.
Per primer cop una Copa del Món viatja a l’Àfrica i tot el continent amb Sud-àfrica al capdavant, sembla que s’han imposat demostrar que les veus discordants que discrepaven de la capacitat organitzativa del país, s’equivocaven. Encara falta un any perquè es doni el tret de sortida de l’esdeveniment però des d’E-protocol volem acostar al gran públic les tasques que els esperen o que estan ja realitzant els especialistes africans en protocol.
La complexitat de l’organització d’un esdeveniment esportiu d’aquestes característiques depèn en gran mesura de varis factors: personalitats i autoritats que hi acudeixin, el lloc on es celebra, importància de l’esdeveniment (si és una inauguració o una final), si serà retransmès per televisió, etc.
Estadi en construcció a Cape Town, Sud-àfrica (http://www.flickr.com/photos/blyzz/3249344061/sizes/l/)
Tot això porta als organitzadors a establir un esquema complet en el que es contempla, a més de les precedències lògiques un pla de treball complet en el que s’ha de tenir en compte aspectes de seguretat (tant de personalitats com de públic que assisteix a l’esdeveniment), control policial, plans d’emergència (protecció civil i assistència sanitària), etc…
A la vegada s’ha de saber destacar, i així ho requereixen els patrocinadors, la publicitat que finança l’esdeveniment, col·locant els seus logotips i material publicitari als llocs més destacats i visibles, tan per els espectadors del recinte com per els televidents que segueixen l’esdeveniment des de casa seva.
Per tot això, l’equip de treball que s’encarrega del Protocol i la organització haurà de tenir en compte tots aquests factors, així com tenir capacitat de reacció per controlar qualsevol tipus d’imprevist que pugui sorgir durant l’esdeveniment.
Entre les funcions i tasques que s’hauran de dur a terme destaquen:
- Creació d’invitacions i el seu enviament als corresponents convidats i federacions.
- Emissió i control d’acreditacions de tot tipus: VIP, premsa, etc.
- Ordenació de personalitats i autoritats, tant a les tribunes com en les altres cerimònies possibles (l’entrega de premis / medalles, recepció de participants, etc.
- Planificació de les diferents cerimònies inaugurals, entrega dels premis i clausura.
- Planificació dels actes promocionals com rodes de premsa, presentació de espònsors, creació de dossiers de premsa i altres medis, etc.
- Assistència i atenció de personalitats i autoritats, tant en recepcions, atencions durant l’esdeveniment i clausures.
- Control i desenvolupament logístic en quant a materials necessaris: banderes, partitures dels himnes, càtering, pòdiums, premis, regals promocionals, etc.
No hi ha de fet un protocol oficial i concret en la celebració del Mundial, així que cada comitè organitzador pot establir diferents regles a aplicar, mantenint sempre una coherència i tractant d’aplicar les normes del Protocol oficial en el cas de l’assistència d’autoritats i personalitats públiques.
